Lisenssilasku kasvaa, eikä kukaan katso miksi

Lisenssilaskuun on tehty muutoksia. Käyttäjiä on lisätty, jokunen tuote on ostettu, hinta on noussut matkan varrella. Mitä siellä ei ole tehty, on se että koko kokonaisuus olisi katsottu kerralla läpi ja kysytty, vastaako se edelleen sitä mitä talossa tarvitaan.

Sitä ei tehdä, koska se on työlästä. Isossa ympäristössä käyttäjiä ja lisenssejä on satoja, eikä kukaan käy niitä läpi oman työnsä ohessa. Hyvä uutinen on, ettei tarvitsekaan: lisenssidatan saa raporteista ulos koneellisesti, ja kun sen yhdistää käyttötietoon, hukkakohdat nousevat esiin. Juuri siksi lisenssien läpikäynti on osa kuntokartoitusta eikä oma erillinen projektinsa.

Kun läpikäynnin tekee, sieltä löytyy lähes poikkeuksetta jotain, jota ei tarvita. Se ei tarkoita, että hankinnat olisi tehty väärin. Useimmat niistä ovat aikanaan olleet ihan järkeviä päätöksiä. Ne ovat vain jääneet paikoilleen, vaikka organisaatio ja Microsoftin paketit ovat muuttuneet niiden ympärillä.

Viisi kohtaa, joista raha vuotaa

Lisenssejä, joita ei käytetä. Tämä on yksinkertaisin ja yleisin. Ihmisiä lähtee, projekteja päättyy, konsultti käy ja poistuu. Lisenssi jää. Isommassa ympäristössä näitä voi olla kymmeniä, eivätkä ne näy missään, koska ne eivät aiheuta virheilmoituksia.

Liian iso lisenssitaso. Koko talolle on ostettu sama lisenssi, koska se oli hankintahetkellä helpointa. Osa käyttäjistä tarvitsee kaiken. Osa lukee sähköpostia puhelimella kaksi kertaa päivässä. Molemmat maksavat saman.

Päällekkäisyydet paketin kanssa. Jokin ominaisuus on ostettu erikseen, vaikka se kuuluu jo pakettiin. Tämä on hukan lajeista kiusallisin, koska siinä maksetaan kahdesti täsmälleen samasta asiasta. Tänä vuonna niitä syntyi tavallista enemmän, ja palaan siihen omassa luvussaan.

Lisäosat, joita ei ole otettu käyttöön. Ostettu jotain, jonka käyttöönotto vaati projektin, projekti ei koskaan alkanut, ja lisenssi laskuttaa silti. Tämä on lisensoinnin surullisin kategoria, koska siinä on maksettu jostain hyödyllisestä eikä sitä ole saatu.

Sopimusmalli ja uusintaikkuna. Tähän palataan lopussa omana lukunaan, koska se ei ole yksittäinen virhe vaan rakenteellinen valinta, joka määrää sen, voiko muita kohtia ylipäätään korjata kesken vuoden.

Miksi paketti on usein halvempi kuin osat

Lisenssien karsiminen ei tarkoita aina halvempaan siirtymistä. Yhtä usein oikea liike on päinvastainen, koska Microsoftin paketit on hinnoiteltu niin, että kokonaisuus tulee selvästi halvemmaksi kuin samat palat erikseen.

Selkein esimerkki on Microsoft 365 Business Premium. Sen ero Business Standardiin ei ole sovelluksissa vaan siinä, mitä sen mukana tulee tietoturvaan ja hallintaan.

Siksi en juuri koskaan suosittele jäämään Basicin tai Standardin varaan. Niissä tietoturva nojaa käytännössä security defaults -asetuksiin, jotka ovat hyvä lähtökohta mutta joita ei voi säätää: joko ne ovat päällä sellaisenaan tai eivät. Business Premium tuo tilalle ehdollisen pääsyn ja Entra ID P1:n, laitehallinnan Intunella sekä Defenderin sähköpostiin, Teamsiin, SharePointiin ja päätelaitteisiin. Nämä ovat käytännössä se raja, jonka jälkeen ympäristöä voi sanoa hallituksi. Kirjoitin erikseen siitä, miksi pelkkä MFA ei enää riitä, ja lähes kaikki siinä kuvattu edellyttää juuri näitä.

Kun nämä ostaa erikseen Standardin päälle, kannattaa laskea summa ja verrata sitä Business Premiumiin. Lopputulos on yleensä se, että ympäristössä on sama toiminnallisuus, enemmän sopimuksia ja korkeampi lasku.

Sama logiikka toistuu Enterprise-lisensseissä. Microsoft 365 E3 ja E5 ovat Office 365:n, Windows Enterprisen ja tietoturva- sekä identiteettikomponenttien nippuja. Kun jokin E5:n osa ostetaan erikseen E3:n päälle, kannattaa laskea, montako sellaista osaa on jo ostettu, ja verrata summaa E5:n hintaan.

Vuosi 2026 teki päällekkäisyyksistä ajankohtaisia

Microsoft muutti kesällä 2026 useiden pakettien sisältöä. Muutokset otettiin tenanteissa käyttöön vaiheittain kesäkuusta alkaen, ja järjestelmänvalvoja sai Message Centeriin ilmoituksen vähintään kuukautta ennen. Osumia tuli moneen paikkaan kerralla.

Microsoft 365 E3 ja Office 365 E3 saivat Defender for Office 365 Plan 1:n. Tämä on tällä hetkellä todennäköisin päällekkäisyys, koska moni E3-asiakas oli ostanut sen erikseen juuri siksi, ettei se kuulunut pakettiin. Nyt se kuuluu.

Business Basic, Standard ja Premium saivat postilaatikkoon 50 gigatavua lisää, eli koko on nyt 100 gigatavua. Aiemmin osa Business Premium -asiakkaista osti Exchange Online Plan 2 -lisäosan nimenomaan saadakseen isomman laatikon. Se peruste on nyt poissa, eikä muitakaan käytännössä ole: kaikki muu, mitä Plan 2 toisi, kuuluu Business Premiumiin jo valmiiksi.

Exchange Online Plan 2:lle jäi silti yksi aito käyttötapaus, ja se on käyttäjien sijaan jaetuissa postilaatikoissa. Jos jaettu postilaatikko pitää saada yli 50 gigatavun kokoiseksi, litigation holdiin tai arkistoon, se vaatii oman lisenssinsä, ja Plan 2 on siihen oikea vastaus. Aika usein siihen kohtaan on laitettu täysi Business Premium, mikä ratkaisee saman asian huomattavasti kalliimmalla.

Microsoft 365 E3 sai lisäksi Intune Plan 2:n, Remote Helpin ja Advanced Analyticsin. Microsoft 365 E5 sai näiden päälle Endpoint Privilege Managementin, Microsoft Cloud PKI:n ja Enterprise Application Managementin. Intune Suite oli erikseen ostettuna harvinaisempi, joten tämä osuu pienempään joukkoon, mutta osuu sitäkin kalliimmin.

Sitten se, mitä Microsoft ei sano. Missään ei lue, että erikseen ostettu lisäosa on näiden muutosten jälkeen turha. Lisensointi-FAQ toteaa, että lisäosat ovat edelleen ostettavissa ja ettei asiakkaan tarvitse tehdä mitään. Molemmat pitävät paikkansa. Kaupallisesti se tarkoittaa, että osa maksaa nyt samasta ominaisuudesta kahteen kertaan kauden loppuun asti, eikä hyvityksestä tai kesken kauden purkamisesta ole mitään mainintaa.

Tässä on myös se kohta, joka kannattaa sanoa suoraan. Kumppanilla ei aina ole osaamista näiden seuraamiseen, eikä aina kiinnostustakaan, koska lisenssien optimointi laskee lisenssimyyntiä. En väitä että kukaan toimisi vilpillisesti. Sanon vain, että tämän tarkistuksen tekemiseen ei ole sisäänrakennettua kannustinta, ja siksi sitä ei useinkaan tehdä.

Samaa kannattaa etsiä muualtakin. Yleisimmät ovat Entra ID P1 ostettuna erikseen, vaikka se kuuluu Business Premiumiin ja Microsoft 365 E3:een, Defender for Endpoint, jonka ensimmäinen taso sisältyy jo Microsoft 365 E3:een, ja Power BI Pro erikseen E5:n rinnalle.

Copilot muuttui, lasku ei

Copilotista on parin vuoden aikana tullut kolme eri lisensointitapaa, ja moni maksaa edelleen ensimmäisen hinnalla.

Alussa oli tarjolla vain täysi Microsoft 365 Copilot. Se ostettiin myös pienten yritysten Business Premium -käyttäjille, koska muuta vaihtoehtoa ei ollut. Marraskuussa 2025 tuli Microsoft 365 Copilot Business, joka on selvästi edullisempi, vaatii pohjalle Business-lisenssin ja on rajattu enintään kolmeensataan paikkaan. Heinäkuussa 2026 tulivat vielä yhdistetyt paketit, joissa Business Standard tai Business Premium ja Copilot ovat samassa tuotteessa.

Microsoft sanoo itse, että Copilot Business tarjoaa samat ominaisuudet kuin täysi Copilot ja että ero on lisensointi- ja kohderyhmäperusteinen. Käytännön rajat tulevat pohjalisenssistä, eivät Copilot-lisenssistä: Business Basicissa ei ole työpöytä-Officea, joten Copilot toimii siellä vain sovellusten selainversioissa riippumatta siitä, kumpi Copilot-lisenssi on ostettu.

Ja tässä se kohta, joka maksaa. Kesken kauden ei voi vaihtaa. Microsoftin oma ohje sanoo, että nykyinen sitoumus on hoidettava loppuun asti, eikä uusinnassa tapahdu automaattista siirtoa halvempaan. Vaihto on tehtävä tietoisesti sitoumuksen päättyessä. Jos kukaan ei katso asiaa uusinnan yhteydessä, kallis lisenssi jatkuu vuoden lisää, ja sitten taas vuoden.

Käytännön johtopäätös: jos Copilot on käytössä tai suunnitelmissa, se kuuluu samaan laskelmaan jolla pohjalisenssitaso valitaan, eikä erilliseksi hankinnaksi. Yhdistetyssä paketissa Copilot-osuus on selvästi halvempi kuin erikseen ostettuna, joten jos Business Premium on jo käytössä, lisähinta jää pienemmäksi kuin moni olettaa.

Oikea lisenssi oikealle ihmiselle

Talon sisällä ei ole vain yhdenlaisia työntekijöitä, eikä lisenssejäkään tarvitse olla vain yhtä lajia.

Microsoft 365 F1 ja F3 on tehty työlle, jota ei tehdä oman työpöydän ääressä: myymälässä, tehtaalla, hoitotyössä, varastossa. Ne ovat selvästi kevyempiä kuin E-lisenssit, ja rajat kannattaa tuntea etukäteen, koska ne tulevat vastaan nopeasti.

Kummassakaan ei ole työpöytä-Officea, ja mobiilisovellukset toimivat vain alle 10,9 tuuman näytöillä. F3:ssa postilaatikko on kaksi gigatavua ja OneDrive sama. F1:ssä ei ole postilaatikko-oikeuksia lainkaan, vain Teamsin kalenteri. Microsoftin oma vertailu käy nämä läpi rivi riviltä, ja se kannattaa lukea ennen kuin päättää ketään siirtää.

Käytännön rajaus ei ole ammattinimike vaan tapa tehdä työtä. Jos työ tehdään puhelimella, tabletilla tai yhteiskäyttökoneella eikä käyttäjällä ole omaa henkilökohtaista tietokonetta, F-lisenssi on todennäköisesti oikea. Tehdas, jossa kymmenen ihmistä käyttää samaa yhteiskäyttökonetta vuorollaan, on juuri se tilanne johon nämä on tehty. Samoin varastotyöntekijä, joka kerää tilauksia tabletilla eikä tarvitse omaa työasemaa lainkaan. Toimistotyöntekijälle, jolla on oma kone ja joka kirjoittaa dokumentteja, ne eivät ole.

F5 ei ole itsenäinen lisenssi vaan lisäosa, joka edellyttää pohjalleen F1:n, F3:n tai Office 365 F3:n. Se tuo frontline-käyttäjille E5-tason tietoturva- ja compliance-ominaisuuksia, mikä on hyvä tietää silloin, kun tehtaan tai hoitoyksikön käyttäjät ovat riskin kannalta yhtä tärkeitä kuin toimistoväki mutta eivät tarvitse samoja työkaluja. Yksi varoitus ostohetkeen: näitä myydään sekä kokonaisina nippuina että yksittäisinä osina, ja katalogissa nimet ovat hyvin samannäköisiä. Kannattaa siis varmistaa, ostetaanko koko paketti vai yksi sen osa.

Yksi raja kannattaa tuntea myös Business-puolella: Business-lisensseissä on 300 käyttäjän katto, ja se koskee Business-pohjalisenssejä yhteensä saman tenantin sisällä. Ei siis 300 Business Standardia ja sen päälle 300 Business Premiumia. Lisäosat ovat eri asia, ja Business- ja Enterprise-lisenssejä voi olla samassa tenantissa rinnakkain. Sekalisensointi kannattaa kuitenkin tehdä harkiten, koska se tuo omat hankaluutensa: asetukset ja käytännöt pitää suunnitella niin, että ne toimivat molemmilla puolilla, eikä kaikkea saa kohdistettua yhtä suoraviivaisesti kuin yhdellä lisenssitasolla. Samalla syntyy helposti huomaamattomia lisenssirikkomuksia, kun jokin ominaisuus on otettu käyttöön koko tenantissa mutta kaikilla ei ole siihen oikeuttavaa lisenssiä.

Tarjoukset ja neljä kysymystä

Microsoft ja jakelijat tarjoavat säännöllisesti kampanjoita: alennettuja hintoja määräajaksi, ilmaisia kokeilujaksoja, etuja pidemmällä sitoumuksella. Ne ovat ihan aitoja tarjouksia. Ne on vain hinnoiteltu niin, että jostain tulee vastine.

Neljä kysymystä ennen kuin tarjouksen ottaa vastaan.

Onko alennus oikeassa tuotteessa? Kymmenen prosentin alennus jostain, jota ei tarvita, on sadan prosentin lisäkulu. Tämä kuulostaa itsestäänselvältä ja on silti yleisin tapa, jolla lisenssikanta kasvaa.

Mikä on hinta uusinnan jälkeen? Kampanjahinta pysyy yleensä voimassa koko sitoumuskauden, koska sitoumus sitoo molempia osapuolia. Uusinnassa hinta kuitenkin palaa sen hetken normaalihintaan. Laske siis kokonaisuus myös toisen kauden hinnalla, älä pelkästään ensimmäisen.

Mihin sitoudutaan? Alennus edellyttää yleensä tiettyä lisenssimäärää tai tietyn mittaista sitoumusta. Jos alennus vaatii kolmesataa lisenssiä ja niitä tarvitaan kaksisataa, tarjous ei yleensä ole alennus.

Uusiutuuko se itsestään? Tämä on se kohta, jossa lasku yllättää. Ilmainen kokeilujakso uusiutuu tyypillisesti automaattisesti maksulliseksi, ellei sitä peruta tai uusinta-asetusta muuteta. Kokeilujakso on hyvä tapa testata, mutta peruutuspäivä kannattaa laittaa kalenteriin samana päivänä kun kokeilu alkaa.

Sopimusmalli ratkaisee, voiko virheen korjata

Jätin tämän loppuun, koska se on kaiken edellä sanotun taustalla.

Vuosisitoumuksella ostetussa lisenssissä määrää voi vähentää seitsemän päivän kuluessa ostosta. Sen jälkeen ikkuna ei aukea uudelleen ennen kuin kausi uusiutuu. Jos henkilöstömäärä laskee kolmantena kuukautena, lisenssit maksetaan silti kauden loppuun.

Ylöspäin liikkuminen on huomattavasti helpompaa. Isompaan lisenssiin päivittäminen kesken kauden yleensä onnistuu, esimerkiksi E3:sta E5:een. Alaspäin ei.

Siksi mallin valinta kannattaa tehdä sen mukaan, mihin suuntaan yritys on menossa. Kasvavassa yrityksessä vuosisitoumus koko määrälle on järkevä, koska lisenssejä tarvitaan lisää eikä vähemmän. Jos henkilöstömäärä heiluu kausittain tai projektien mukana, järkevin malli on jakaa: vakituinen pohja vuosisitoumuksella ja liikkuva osa kuukausimallilla. Liikkuvasta osasta maksaa enemmän, mutta siitä pääsee irti silloin kun tarvetta ei ole.

Lisäksi on kaksi valintaa, jotka näkyvät suoraan hinnassa. Sitoumuksen pituus on käytännössä vuosi tai kolme vuotta, ja kolmen vuoden malli kannattaa harvoin, koska se lukitsee sekä määrän että tuotevalinnan ajaksi, jona Microsoft ehtii muuttaa paketteja useammankin kerran. Poikkeus on tilanne, jossa pidemmällä sitoumuksella lukitsee hyvän kampanjahinnan tuotteelle, jonka tarve on varma: silloin alennus pysyy voimassa koko kolme vuotta. Laskutusrytmi on oma kysymyksensä: kerralla maksettu vuosi on halvin, kuukausittain laskutettu vuosisitoumus maksaa hieman enemmän ja puhdas kuukausimalli selvästi enemmän. Ero ei ole valtava yksittäisen lisenssin kohdalla, mutta koko kannassa se on todellinen, ja sen saa monesti käyttöönsä pelkällä päätöksellä ilman että mikään ympäristössä muuttuu.

Muistilista

• Vertaa lisenssejä kirjautumistietoihin. Kenelle on lisenssi, vaikka tunnuksella ei ole kirjauduttu kuukausiin.
• Käy erikseen ostetut lisäosat läpi kesän 2026 muutoksia vasten. Todennäköisimmät löydöt ovat Defender for Office 365 Plan 1 E3-asiakkaalla ja Exchange Online Plan 2 Business Premium -asiakkaalla.
• Katso lisenssitasoa työn mukaan, älä talon mukaan. Kaikki eivät tarvitse samaa, eivätkä kaikki tarvitse vähempää.
• Tarkista Copilot-lisenssien taso ja uusintapäivä. Jos täysi Copilot on ostettu pienelle Business-ympäristölle, vaihto edullisempaan onnistuu vain sitoumuksen päättyessä ja vain tietoisesti tehtynä.
• Lisensoi jaetut postilaatikot Exchange Online Plan 2:lla, älä täydellä Business Premiumilla.
• Tarkista Business-lisenssien 300 käyttäjän katto ajoissa, jos yritys kasvaa.
• Merkitse uusintapäivät kalenteriin ja päätä sitoumusmalli tietoisesti. Uusinta on käytännössä ainoa hetki, jolloin määrää voi laskea, ja sitoumuksen pituus ja laskutusrytmi vaikuttavat hintaan ilman että ympäristössä muuttuu mitään.
• Kirjaa jokaiselle lisäosalle omistaja ja peruste. Ilman sitä kukaan ei kahden vuoden päästä muista, miksi se ostettiin.

Lisensointi ei ole erillinen aihe tietoturvasta. Sama lasku, jossa on turhaa, sisältää lähes aina myös ominaisuuksia, joista on maksettu mutta joita ei ole otettu käyttöön. Molemmat löytyvät samalla kertaa, ja juuri sitä kuntokartoituksessa tehdään: katsotaan mistä maksetaan, mitä siitä on saatu käyttöön ja mikä ero näiden välillä on euroissa.